Fireflies.ai

Vad det är

AI mötesassistent direkt jämförbar med Otter.ai i funktionalitet: transkript, sammanfattning, action items, sökbar mötes-historik. Joinar möten som bot ("Fred"). Skiljer sig genom Zero Data Retention-policy och EU-storage-option på Enterprise.

Typisk dataaccess

• Möteinspelning + transkribering
• Mötesmetadata och deltagarinfo
• Skärm-share-innehåll
• Vid integrations: kalenderdata, CRM-fält (om aktiverat)
• "Smart Search" över hela mötesarkivet

EU AI Act-bedömning

Risknivå: Limited (mötes-AI)

Motivering: Mötes-sammanfattning är inte high-risk under Annex III. Användning för automatiserad utvärdering skulle flytta klassificeringen.

GDPR-överväganden

Datalagring:

• Ingen modell-träning på kunddata — knowledge base säger absolut: "Your data is never used to train AI models, internally or externally." Nyans (research 2026-05-26): den publika Security-sidan hedgar svagare — "We don't train on it by default". "by default" är svagare än KB:ns absoluta formulering — verifiera vilken som är kontraktuellt bindande.
• Zero Data Retention (0-dagars retention) med transkriberings- + LLM-leverantörer. Sub-processorer: AWS, GCP, MongoDB Atlas, AssemblyAI (transkribering), OpenAI, Anthropic (https://trust.fireflies.ai/subprocessors).
• 256-bit AES-encryption at rest, TLS in transit
• Enterprise: Private Storage låter kund lagra mötesdata i egen EU S3/GCS-bucket — men behandlingen sker fortfarande i US ("Your data will be stored in the EU, but processed in the US"). Fullt EU-resident behandling finns inte idag.

Datatransfer: Default US, men EU-routing möjligt på Enterprise. Standard Contractual Clauses (SCC) för fall där tredjelands-överföring sker.

DPA tillgänglig: Ja, uppdaterad version. För Business + Enterprise. DPA-uppdatering har gjorts nyligen — verifiera datum.

Compliance-certifieringar:

• SOC 2 Type II (bekräftat på officiell Security-sida)
• GDPR, HIPAA (BAA, Enterprise)
• Caveat (2026-05-26): ISO 27001 och EU-US DPF påstås av tredjeparts-bloggar men bekräftas inte på Fireflies egna Security/KB-sidor — be om intyg.

Särskilda risker:

• Default US-storage kräver att man aktivt väljer EU-Private Storage
• Bot-namn "Fred" kan vara missvisande för deltagare — ser inte ut som AI vid första anblick
• Smart Search över historik exponerar potentiellt äldre möten
• Integrationer med CRM (Hubspot, Salesforce etc) skapar data-flöde

Vanliga risker

• "Fred" joinar utan att deltagare förstår att det är AI
• EU-Private-Storage är opt-in på Enterprise — missas vid setup
• Smart Search exponerar gamla mötessammanfattningar i sökresultat
• Auto-CRM-integration skickar mötesdata till tredjeparts-system utan att alla i mötet är medvetna

Rekommenderade mitigeringar

• Aktivera Private Storage på Enterprise med EU-region vid setup
• Tydlig kommunikation om "Fred" i mötesinbjudningar
• Förbjud Free-tier för klientarbete — endast Business eller Enterprise
• Granska CRM-integrationer — kontrollera vilken klientdata som flödar mellan Fireflies och CRM
• Disable Smart Search för klient-känsliga möten via Audit Log eller manuella inställningar
• Verifiera senaste DPA-version

Branschspecifik vägledning – revision/redovisning

Får användas för:

• Klientmöten med dokumenterat samtycke (Fireflies har bättre profil för detta än Otter pga EU-storage + ZDR)
• Interna byrå-möten med transkribering för action items
• Onboarding-möten med nya klienter (med samtycke)

Får INTE användas för:

• Klientmöten utan dokumenterat informerat samtycke från alla deltagare
• Klientmedel-diskussioner (revisorslagen 19 §)
• Möten med särskilt känsliga personuppgifter
• Free-tier för någon klientrelaterad användning

Särskild försiktighet vid:

• Verifiera att EU Private Storage är aktivt — inte default
• "Fred"-botens transparens till deltagare
• CRM-integration: data flödar utanför Fireflies om aktiverat
• Smart Search: kan exponera känsliga gamla möten

Källor

• Fireflies Security: https://fireflies.ai/security
• Fireflies Privacy Policy: https://fireflies.ai/privacy-policy
• Fireflies Privacy/ToS/DPA Updates: https://guide.fireflies.ai/articles/6892479029
• Fireflies Data Storage and Transfer: https://guide.fireflies.ai/articles/9596505232
• Fireflies Private Storage: https://fireflies.ai/blog/fireflies-private-storage/
• Fireflies sub-processors (AWS/GCP/MongoDB/AssemblyAI/OpenAI/Anthropic): https://trust.fireflies.ai/subprocessors