Otter.ai | AI-systemkatalog

Vad det är

AI-driven mötes-transkribering och -sammanfattning. Otter joinar möten som "Otter Assistant" (Zoom, Google Meet, Microsoft Teams) eller spelas in via dedikerad app. Producerar realtids-transkript, sammanfattning, action items, "Otter Chat" för Q&A över transkript.

Typisk dataaccess

Möteinspelning + realtids-transkribering av allt sagt
Mötesmetadata (deltagare, längd, kalender-info)
Skärm-share-innehåll om aktiverat
Vid integrations (Zoom, Meet, Teams): kalenderdata för att autojoina möten
Vid Otter Chat: hela mötestranskriptet som kontext

EU AI Act-bedömning

Risknivå: Limited (general-purpose AI i mötes-kontext)

Motivering: Mötes-AI är inte automatiskt high-risk. Användning för automatiserad utvärdering av mötesdeltagare skulle vara Annex III.

GDPR-överväganden

Datalagring:

All data: USA-servrar, oavsett användarens region
Otter använder de-identifierad användardata för modell-träning (proprietär de-identifiering, automatisk, ingen mänsklig granskning)
Custom data retention-policies kan sättas (per audio/video och per transkript separat)
Trash auto-deleted efter 30 dagar

Datatransfer: EU → US-överföring för all användning. Otter har GDPR-anpassningar men compliance "depends heavily on user implementation".

DPA tillgänglig: Behöver verifieras direkt — Otter erbjuder GDPR-anpassningar för enterprise.

Särskilda risker:

De-identifierad träning är fortfarande träning — klient-konversationsmönster kan påverka framtida AI-modeller
Account holder responsibility för samtycke: Otter informerar deltagare via "Otter Assistant joined" + chat-meddelande, men det räknas inte automatiskt som informerat samtycke under GDPR
En användare kan trigga inspelning utan andra deltagares samtycke
US-only hosting strider mot strikt EU-residency-krav för revisorer som behandlar svensk klientdata

Vanliga risker

Användare schemalägger Otter Assistant för auto-join på alla möten — joinar oavsiktligt klientmöten
Otters chat-meddelande missas av deltagare → bristande informerat samtycke
"Otter Chat"-Q&A över transkript kan reproducera klient-känsliga detaljer i AI-svar
Mötessammanfattningar delas brett (auto-mejl till alla inbjudna) → klient-data till mottagare som inte borde haft det

Rekommenderade mitigeringar

Förbjud Otter för klientmöten i policy — alternativt kräv explicit klientmedgivande inhämtat före mötet
Disable auto-join för möten med externa deltagare i kalenderintegrationer
Granska data retention-inställningar — sätt korta retention-perioder för känsliga möten
Förbjud Otter Free-tier (träning per default, inga enterprise-skydd)
För klientmöten: använd alternativ EU-baserad lösning (t.ex. Fireflies med Private Storage) eller manuell anteckningsföring
Tydlig kommunikation till mötesdeltagare före mötet att Otter används

Branschspecifik vägledning – revision/redovisning

Får användas för:

Interna byrå-möten utan klient närvarande, utan klient-data
Webinarier eller utbildningsmöten där materialet ändå är offentligt
Brainstorming-sessioner mellan kollegor

Får INTE användas för:

Klientmöten utan dokumenterat informerat samtycke från alla deltagare
Möten där känsliga personuppgifter eller affärs-uppgifter diskuteras
Klientmedel-relaterade samtal (revisorslagen 19 §)
Granskningsdiskussioner som kräver konfidentialitet

Särskild försiktighet vid:

Auto-join via kalender-integration — hög risk att Otter hamnar i klientmöten oavsiktligt
"Otter Chat" som låter användare frågetransparat data om mötesinnehåll i efterhand
Mötessammanfattningar som auto-mejlas till alla — kan inkludera mottagare som inte var med vid sekretess-beslut

Källor

Otter.ai Privacy Policy: https://otter.ai/privacy-policy
Otter.ai Privacy & Security: https://otter.ai/privacy-security
Custom Data Retention: https://help.otter.ai/hc/en-us/articles/19500988656279
Otter blog on permission/consent: https://otter.ai/blog/permission-in-the-age-of-conversational-intelligence-evolving-expectations-and-the-new-value-of-workplace-conversations