Google Gemini (Workspace)

Vad det är

Googles generativa AI inbyggt i Workspace-apparna (Gmail, Docs, Sheets, Slides, Meet, Drive). Plus fristående konsument-app (gemini.google.com) och utvecklar-API. Liknar Microsoft 365 Copilot i koncept — groundas i kundens egna Workspace-data.

Typisk dataaccess

• I Workspace: all data användaren har behörighet till — Gmail-mejl, Docs/Sheets/Slides-dokument, Drive-filer, Calendar, Meet-transkript
• Fristående Gemini Apps: bara prompt-input (om inte explicit kopplad till Drive)
• Vid extensions: explicit kopplade externa tjänster
• Meet AI Companion: möteinspelningar, transkriberingar, sammanfattningar

EU AI Act-bedömning

Risknivå: Limited (GPAI i produktivitetskontext)

Motivering: Gemini i Workspace är GPAI med transparensplikt. Användning i Annex III-områden flyttar high-risk-skyldigheter till användaren. Specifik finess: Gemini har vissa anpassade enterprise-modeller — verifiera att högrisk-användning faktiskt täcks av samma compliance.

GDPR-överväganden

Datalagring:

• Workspace + Gemini: data stannar i tenant-region (vid EU-konfiguration: europe-west12 eller de-central1)
• Workspace-data används inte för modell-träning — kontraktuellt garanterat
• Konsument-Gemini (gemini.google.com): kan användas för träning om opt-out inte sätts (verifiera nuvarande state via Google Privacy Policy)

Datatransfer: Tredjelandsöverföring kan minimeras genom regional data residency-konfiguration. För global Workspace utan regional konfig: data kan processas globalt.

DPA tillgänglig: Ja, Google Workspace Data Processing Addendum gäller automatiskt för alla betalkunder.

Särskilda risker:

• Privacy Hub uppdaterades senast 2026-04-22 — checka aktuell version vid varje policy-review
• HIPAA BAA inkluderat sedan 2025-09-30 (relevant om byrå har läkar-/tandläkarklienter)
• DPIA support guide finns i Workspace Admin Help Center — bör konsulteras vid roll-out

Vanliga risker

• Help Me Write i Gmail: AI ser hela mejl-trådhistorik, kan inkludera klient-info från andra ärenden
• Gemini i Drive: hittar gamla dokument med dåliga delningsrättigheter — samma permission-läckage-risk som M365 Copilot
• Konsument-Gemini blandas med Workspace-Gemini om användare har båda kontona
• "Help me organize" i Sheets analyserar potentiellt känslig data utan tydligt val

Rekommenderade mitigeringar

• Aktivera regional data residency (europe-west12 eller de-central1) för EU-tenants — inte default
• Kör permission-audit på Drive och Shared Drives innan Gemini aktiveras
• Använd Google Workspace DPIA Support Guide för formell dataskydds-konsekvensbedömning
• Använd Sensitivity Labels (om tillgängligt på din Workspace-edition) för klient-mappar
• Förbjud Gemini-användning för konsument-konton i policy
• Aktivera Audit Logs och relevanta retention-policies

Branschspecifik vägledning – revision/redovisning

Får användas för:

• Help Me Write för interna mejl utan klientuppgifter
• Sheets formler och data-analys på anonymiserad data
• Sammanfattning av offentliga dokument (årsredovisningar, prospekt) i Docs
• Brainstorming och struktur-arbete i Docs
• Meet-transkribering av interna möten utan klient närvarande

Får INTE användas för:

• AI-sammanfattning av klientmöten utan klientmedgivande
• Genuint granskningsarbete — AI-output räknas inte som revisorns självständiga observation
• Beslut om klients fortlevnadsförmåga eller väsentlighetsbedömningar
• Klientmedel-information utan medgivande (revisorslagen 19 §)
• Mejl till klient utan revisorns slutliga formulering och granskning

Särskild försiktighet vid:

• Gemini i Gmail med flera klienters mejl-trådar — kan referera fel
• Meet-transkript som lagras i Drive — auto-delning kan ge oönskad spridning
• Gemini "Activity" som lagras i användarens privacy-kontroll — verifiera retention-inställningar

Källor

• Generative AI in Google Workspace Privacy Hub: https://knowledge.workspace.google.com/admin/gemini/generative-ai-in-google-workspace-privacy-hub
• DPIA support for Google Workspace with Gemini: https://workspace.google.com/blog/identity-and-security/dpia-support-for-google-workspace-with-gemini
• Gemini Enterprise data residency: https://docs.cloud.google.com/gemini/enterprise/docs/locations
• Google Workspace DPA (gäller automatiskt för betalkunder)