Microsoft Teams Copilot

Vad det är

Copilot-funktionalitet inbyggd i Microsoft Teams: möte-sammanfattning, transkribering, chat-sammanfattningar, "catch up on what you missed". Skiljer sig från generella M365 Copilot genom intensiv åtkomst till realtidskonversation — möte-deltagares tal, chat-meddelanden, screen-shares.

Typisk dataaccess

• Möteinspelning + transkript (om aktiverat) av alla deltagare
• Chat-historik i Team-kanaler och 1:1-chattar användaren har behörighet till
• Screen-share-innehåll som kommer in i AI-baserade sammanfattningar
• Mötes-metadata (deltagare, agendor, kalender-events)
• Filer delade i mötet (om åtkomst till bakgrundsdata aktiverat)

EU AI Act-bedömning

Risknivå: Limited (GPAI i mötes-sammanfattningskontext)

Motivering: Möte-sammanfattning är inte automatiskt high-risk. MEN: om byrå använder Copilot för att producera utvärderingar av anställdas mötesprestationer eller automatiserade beslut om klienter baserat på mötesinnehåll, blir det high-risk (Annex III).

GDPR-överväganden

Datalagring:

• Möteinspelningar lagras i meeting organisators region (PDL — Preferred Data Location)
• Transkript lagras i samma region som inspelning
• Copilot-prompts och svar lagras i den frågande användarens region
• Inte använt för modell-träning — kontraktuellt garanterat
• Audit Log retention: 90 dagar default, längre med Audit Premium-licens
• Microsoft Purview kan sätta retention-policies på Copilot-interaktioner

Datatransfer:

• EU-tenants: EU Data Boundary för core-funktion
• Anthropic-modeller (om aktiverade): UTESLUTNA från EU Data Boundary — Claude-prompts från Teams Copilot går utanför EU
• Customers utanför EU: prompts kan processas i US, EU, eller andra regioner

DPA tillgänglig: Ja, ingår i Microsoft Products and Services DPA.

Särskilda risker:

• Möteinspelning + transkribering är persondatabehandling av varje mötesdeltagare. Kräver rättslig grund och information.
• "Recap"-funktionen läser igenom hela mötesinnehåll i efterhand — folk som inte var där kan få information de inte borde haft
• Auto-transkribering aktiveras lätt av misstag — disciplin krävs
• Copilot kan referera till tidigare möten i sammanfattningar — informations-blandning över möten/klienter

Vanliga risker

• Klientmöte transkriberas utan klientmedgivande → GDPR-överträdelse + revisorslagens sekretess
• "Sammanfatta vad jag missat" inkluderar klient-info från möten användaren inte deltog i (om åtkomst finns)
• Copilot extraherar action items som inkluderar känsliga klient-uppgifter i Teams-chat (mer synligt än mötet självt)
• Mötesdeltagare ser inte tydligt att Copilot är aktiv — informerat samtycke saknas
• Anthropic-modell-aktivering = data till US (kan missas i compliance-review)

Rekommenderade mitigeringar

• Förbjud auto-transkribering av klientmöten i Teams-policy. Kräv aktiv aktivering + dokumenterat samtycke.
• Tydlig notifikation till deltagare när Copilot är aktiv i mötet (Microsoft erbjuder detta)
• Audit Log med långt retention (Audit Premium) för revisorslagens dokumentationsplikt
• Begränsa Copilot till specifika roller — inte alla anställda, prioritera de som har genuint behov
• Verifiera Anthropic-modell-status — om aktiverat, dokumentera EU Data Boundary-undantag i tenant-policy
• Sensitivity labels på Teams-kanaler där klientärenden diskuteras
• Microsoft Purview retention-policy specifikt för Teams Copilot-aktivitet

Branschspecifik vägledning – revision/redovisning

Får användas för:

• Sammanfattning av interna möten (utan klient närvarande, utan klient-data)
• Action item-extraktion ur byrån-interna planeringsmöten
• "Catch up on missed messages" i interna kanaler där inga klientärenden diskuteras
• Mötesförberedelser baserat på offentliga handlingar

Får INTE användas för:

• Transkribering av klientmöten utan klientmedgivande till AI-bearbetning
• Sammanfattning av granskningsmöten — kan utgöra granskningsbevis-kandidat men räknas inte som självständig observation
• Möten där klientmedel diskuteras (revisorslagen 19 §) — extra hög sekretess
• Diskussioner om klients fortlevnadsförmåga eller känsliga affärsbeslut
• "Recap"-funktion på möten där flera klienter diskuterats — risk för informationsblandning

Särskild försiktighet vid:

• Möten med externa deltagare (klient, advokat, motpart) — informerat samtycke krävs av alla
• Anthropic-modeller aktiverade i Teams Copilot — verifiera att klientdata-typ är godtagbar för utanför-EU-processing
• Skype/Teams meet-now-möten — aktiveringsbeslut för Copilot blir snabbt och kan missas

Källor

• Microsoft 365 Copilot privacy: https://learn.microsoft.com/en-us/copilot/microsoft-365/microsoft-365-copilot-privacy
• Transcription Management in Microsoft 365 Copilot: https://adoption.microsoft.com/files/copilot/Transcription-management-in-Microsoft-365-Copilot.pdf
• Anthropic as subprocessor for Microsoft Online Services: https://learn.microsoft.com/en-us/copilot/microsoft-365/connect-to-ai-subprocessor
• Microsoft 365 Copilot data residency: https://learn.microsoft.com/en-us/microsoft-365/enterprise/m365-dr-workload-copilot
• Use Copilot in Microsoft Teams meetings: https://support.microsoft.com/en-us/office/0bf9dd3c-96f7-44e2-8bb8-790bedf066b1